Votre entreprise a-t-elle mis en œuvre une planification stratégique des effectifs qui lui permet d’avoir les bonnes personnes aux bons postes et au bon moment ? Si c’est le cas, vous connaissez la composition et les capacités de vos effectifs actuels ; vous avez prévu des scénarios futurs axés sur la croissance de l’entreprise ; et vous passez constamment en revue vos effectifs et prenez des mesures proactives pour les adapter à vos prévisions.
Pour une entreprise comme la vôtre, tout se passait comme sur des roulettes jusqu’à ce que la COVID-19 fasse son apparition et vous mette des bâtons dans les roues. Les entreprises ont dû trouver, presque du jour au lendemain, de nouvelles façons de faire des affaires et revoir leurs projections de chiffre d’affaires et leurs prévisions de croissance. Trop d’employés se retrouvaient soudain dans l’impossibilité d’aller au bureau alors que leur travail ne pouvait pas être effectué à distance. La planification des effectifs a donc dû être repensée.
Avec l’incertitude qui entoure la pandémie, elle n’a jamais été aussi vitale. Examinons de plus près en quoi consiste une planification stratégique des effectifs et les avantages qu’elle offre.
La planification stratégique des effectifs : ce que c’est et ce que ce n’est pas
À l’échelle du poste, la planification des effectifs garantit que le bon talent se trouve au bon poste au bon moment. À l’échelle de l’entreprise, elle garantit que l’organisation n’est ni en sous-effectif ni en sureffectif. Sur le plan stratégique, elle permet d’identifier les écarts entre les effectifs actuels et futurs (à 2-5 ans), et de prendre des mesures pour garantir que le personnel corresponde constamment aux besoins de l’entreprise en termes de quantité, de qualité, de coût et d’agilité. L’objectif à long terme de la planification stratégique des effectifs vise l’entreprise dans son ensemble. Ce n’est pas une analyse à court terme des ressources humaines, qui est réalisée principalement par le service des ressources humaines pour analyser et optimiser les performances des employés en poste. C’est également différent de la prévision de la trajectoire de croissance souhaitée par l’entreprise, de la détermination de la composition des effectifs qui seront nécessaires à différents moments dans le futur et de la planification des étapes qui aideront l’organisation à recruter, embaucher, promouvoir, former et retenir les bonnes personnes au bon poste et au bon moment.
Les quatre grandes étapes de la planification stratégique des effectifs
Pour déterminer les ressources humaines dont votre entreprise a besoin, vous devez d’abord savoir dans quelle direction vous souhaitez aller.
Étape 1 : La planification stratégique des effectifs commence par la stratégie commerciale et organisationnelle de l’entreprise dont elle découle.
L’entreprise développe-t-elle ses gammes de produits actuelles ? S’aventure-t-elle sur de nouveaux marchés, en proposant de nouveaux produits ou services ? Supprime-t-elle progressivement les anciens ? Anticipe-t-elle les avancées technologiques ou les concurrents qui vont influer sur le marché ? Une fois que la stratégie de l’entreprise est claire, la planification des effectifs peut commencer.
Étape 2 : Analysez les effectifs actuels en termes de taille, de qualité, de coût, d’agilité, de performance et de potentiel futur.
Une fois que vous aurez compris la composition de vos effectifs actuels, vous pourrez commencer à définir les futurs ensembles de compétences et les rôles qui seront nécessaires. Souvent, les entreprises qui dévient de leurs objectifs et empruntent de nouvelles voies trouvent particulièrement difficile d’adapter les compétences, le potentiel et le coût lié aux employés actuels aux besoins futurs. Par exemple, est-il plus avantageux de reconvertir le personnel en interne ou de recruter des talents occasionnels et indépendants à partir d’un bassin de compétences mondial ?
Envisagez différentes hypothèses pour l’avenir et préparez-vous aux résultats probables.
Comme l’avenir n’est jamais certain, la planification stratégique des effectifs crée de multiples scénarios futurs et utilise des exemples concrets pour déterminer les résultats possibles. Ce processus met souvent en évidence des signes de changement moins évidents ou peu agréables que vous pourriez autrement négliger. Considérez cette phase comme une évaluation de divers scénarios hypothétiques qui vous aideront à vous préparer à la continuité, à l’expansion, aux perturbations et aux éventuelles surprises.
Déterminez la composition future de vos effectifs et prenez les mesures nécessaires pour y parvenir.
Ce processus se déroule obligatoirement par étapes. L’important est de viser le bon talent au bon endroit et au bon moment. Prenons l’exemple d’une ligne de produits manufacturés qui fonctionne manuellement et pour laquelle une automatisation est prévue. Au cours des deux prochaines années, les opérateurs manuels seront encore nécessaires dans une certaine mesure. Mais après cela, l’automatisation devrait être complète. La planification stratégique des effectifs vous aide à prévoir la structure provisoire et définitive de vos effectifs et à vous y préparer en conséquence.
La planification stratégique des effectifs est essentielle à la réussite des entreprises
La planification stratégique des effectifs est le moyen pour les organisations qui réussissent de résoudre les problèmes de personnel à court terme et à long terme, et elles en tirent de nombreux bénéfices, notamment :
Une réduction des coûts :
En analysant différents scénarios de prédiction, vous saurez s’il est plus rentable d’embaucher des talents locaux et de les placer sur site, ou d’externaliser les opérations et les services à des travailleurs occasionnels et des indépendants. Vous connaîtrez précisément le nombre de collaborateurs dont vous avez besoin à tout moment et la meilleure façon planifier la rotation des effectifs. Et vous pourrez réduire le coût des départs inattendus en améliorant le recrutement et la gestion des talents.
Un recrutement et une gestion des talents efficaces :
Une fois votre plan établi, les efforts de recrutement pourront cibler les ensembles de compétences appropriés et les intégrer au bon moment. Des programmes de formation peuvent être élaborés pour préparer les employés aux avancées technologiques projetées, telles que l’automatisation, ou pour maîtriser les nouvelles applications et les nouveaux systèmes que l’entreprise adopte. Vous pourrez également offrir de meilleures opportunités de développement de carrière en prévoyant de revaloriser les compétences des employés en fonction de l’évolution de l’entreprise.
Une plus grande agilité opérationnelle :
L’examen d’un certain nombre d’hypothèses futures vous aide à intégrer la flexibilité dans la planification des effectifs afin d’éviter les surprises. Même si votre planification stratégique suit un scénario particulier, vous aurez envisagé d’autres possibilités ainsi que leur incidence sur votre entreprise et vos effectifs. Et si un événement perturbateur tel que la COVID-19 surgit de nulle part, vous serez bien entraîné à évaluer les failles de votre situation actuelle et à agir en conséquence puis décider de la direction que vous souhaitez prendre.
La planification stratégique des effectifs : un effort qui en vaut la peine
La planification stratégique des effectifs vous aidera à réduire et à optimiser les coûts, à vous préparer aux mutations du marché et aux fluctuations du bassin de compétences, tout en développant une stratégie de recrutement efficace à court et à long terme et en améliorant à terme la productivité et la viabilité de votre entreprise.